PIPELINERatgeber
Wie lange dauert eine Dokumentenverarbeitung mit KI? Realistischer Zeitplan
Ein Projekt zum Thema Dokumentenverarbeitung mit KI ist kein Wochenendvorhaben, aber auch kein Halbjahresprojekt. Was in welcher Reihenfolge passiert, woran es typischerweise hängt und wie sich die Laufzeit verkürzen lässt.
01 — Zeitrahmen
Wie lange es dauert
- Typische Laufzeit
- 4 bis 8 Wochen
- Richtwert ab
- 3.800 €
Die Laufzeit beginnt nach Freigabe des Angebots. Vorlaufzeit für Erstgespräch und Angebot: üblicherweise ein bis zwei Wochen.
02 — Ablauf
Die Schritte im Detail
Dokumenttypen aufnehmen
Welche Belege kommen rein, in welchen Varianten, mit welchen Feldern.
Messen
Wir testen an einem Stapel echter Dokumente und zeigen die Trefferquote pro Feld — vor dem Angebot.
Anbinden
Die Übergabe ins Zielsystem wird gebaut und geprüft.
Schrittweise scharf schalten
Zuerst prüft ein Mensch alles, dann nur noch die unsicheren Fälle.
03 — Engpässe
Woran es typischerweise hängt
- Inhalte und Zulieferungen. Der mit Abstand häufigste Verzögerungsgrund. Texte, Bilder, Preislisten, Zugänge — was fehlt, blockiert.
- Entscheidungen. Wenn unklar ist, wer freigibt, wartet das Projekt. Eine benannte Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis verkürzt die Laufzeit spürbar.
- Zugänge zu Drittsystemen. Zugriff auf Warenwirtschaft, Telefonanlage oder CRM zu bekommen, dauert regelmäßig länger als die Anbindung selbst.
- Abstimmungsrunden ohne Ende. Zwei Korrekturrunden sind normal, fünf sind ein Zeichen dafür, dass das Ziel am Anfang nicht klar war.
04 — Umfang
Was dazugehört
- Erkennung auch bei schlechter Scanqualität, Handyfotos und schiefen Vorlagen
- Extraktion der relevanten Felder je Dokumenttyp, ohne Vorlagen pro Lieferant
- Plausibilitätsprüfung — Summen, Datumsangaben, Steuersätze werden gegengerechnet
- Übergabe an Buchhaltung, ERP oder Warenwirtschaft
- Prüfoberfläche für die Fälle, bei denen sich das System nicht sicher ist
- Revisionssicheres Protokoll jeder Verarbeitung
05 — Fragen
Häufige Fragen
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein, es füttert sie. Die Verarbeitung sitzt davor und liefert saubere Daten an das System, das ihr ohnehin nutzt.
Brauchen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage?
Nein, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen. Das System erkennt die Felder inhaltlich, nicht über feste Positionen auf dem Blatt — auch bei einem Lieferanten, der zum ersten Mal schickt.
Was passiert bei einem Fehler?
Nichts läuft ungeprüft durch, solange die Trefferquote nicht belegt ist. Das System gibt für jedes Feld eine Sicherheit an; unterhalb einer Schwelle landet der Beleg zur Prüfung bei einem Menschen.
Wie gut funktioniert das bei schlechten Scans?
Deutlich besser als klassische Texterkennung, weil das Modell den Zusammenhang mitliest und nicht nur Zeichen erkennt. Wir messen das aber an euren echten Dokumenten und nennen die Quote, statt sie zu versprechen.
Ist das revisionssicher?
Jede Verarbeitung wird protokolliert: Originaldokument, erkannte Werte, Korrekturen, Zeitstempel, verantwortliche Person. Das Original bleibt unverändert erhalten.
99 — Weiter
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Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.