Checkliste: Dokumentenverarbeitung mit KI vorbereiten

01 — Checkliste

Vor dem ersten Angebot klären

• Was soll besser werden? In einem Satz, ohne Fachbegriffe.
• Woran merkt ihr es? Eine Zahl, die sich ändern soll.
• Wer entscheidet? Eine Person, nicht ein Gremium.
• Welches Budget steht zur Verfügung? Ein Rahmen genügt — er macht Angebote vergleichbar statt beliebig.
• Bis wann? Und woran hängt der Termin.
• Welche Systeme sind betroffen? Und wer hat dort Zugang.
• Was habt ihr schon? Inhalte, Daten, Vorarbeiten — das senkt den Preis.

02 — Mitwirkung

Was wir von euch brauchen

• Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
• Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
• Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
• Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
• Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.

03 — Fragen

Fragen, die ihr stellen solltet

• Was passiert, wenn das Projekt teurer wird als geschätzt — wer trägt das?
• Wem gehören Daten, Zugänge und, falls entwickelt wird, der Quellcode?
• Was kostet der Betrieb im zweiten und dritten Jahr?
• Wie sieht die Dokumentation aus, die wir am Ende bekommen?
• Woran würden Sie messen, ob das Projekt erfolgreich war?
• Gibt es einen Fall, in dem Sie uns davon abraten würden?