Dokumentenverarbeitung mit KI: die häufigsten Fehler und wie man sie vermeidet

01 — Fehler

Die häufigsten Fehler

• Zu groß anfangen. Projekte, bei denen monatelang niemand etwas benutzen kann, scheitern überdurchschnittlich oft. Ein kleiner, nutzbarer erster Schritt ist fast immer der bessere Weg.
• Die Leute nicht einbeziehen, die damit arbeiten. Anforderungen, die nur aus der Geschäftsführung kommen, treffen die tatsächliche Arbeit selten.
• Kein Erfolgsmaß definieren. Ohne vorher festgelegte Kennzahl lässt sich hinterher nicht sagen, ob es etwas gebracht hat — und die nächste Entscheidung wird wieder aus dem Bauch getroffen.
• Betriebskosten übersehen. Der Projektpreis ist nur ein Teil. Was der Betrieb über drei Jahre kostet, gehört in dieselbe Rechnung.
• Abhängigkeit aufbauen. Wer Zugänge, Dokumentation und Quellcode nicht bekommt, ist gebunden. Das gehört vor der Beauftragung geklärt, nicht danach.

02 — Warnsignale

Wann man skeptisch werden sollte

• Garantierte Ergebnisse. Wer Platz eins bei Google oder eine bestimmte Umsatzsteigerung zusagt, verkauft etwas, das er nicht liefern kann.
• Kein Nein. Ein Anbieter, der jedes Vorhaben für eine gute Idee hält, hat entweder nicht zugehört oder verkauft nur.
• Zeitdruck. Befristete Rabatte auf Projektpreise sind ein Vertriebsinstrument, kein Angebot.
• Unklare Eigentumsverhältnisse. Wer nicht klar sagt, wem Daten und Zugänge gehören, meint es nicht gut.
• Kein Ansprechpartner mit Fachkenntnis. Wenn im Erstgespräch nur Vertrieb sitzt, entstehen die Missverständnisse dort.

03 — Engpässe

Woran es typischerweise hängt

• Inhalte und Zulieferungen. Der mit Abstand häufigste Verzögerungsgrund. Texte, Bilder, Preislisten, Zugänge — was fehlt, blockiert.
• Entscheidungen. Wenn unklar ist, wer freigibt, wartet das Projekt. Eine benannte Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis verkürzt die Laufzeit spürbar.
• Zugänge zu Drittsystemen. Zugriff auf Warenwirtschaft, Telefonanlage oder CRM zu bekommen, dauert regelmäßig länger als die Anbindung selbst.
• Abstimmungsrunden ohne Ende. Zwei Korrekturrunden sind normal, fünf sind ein Zeichen dafür, dass das Ziel am Anfang nicht klar war.