Was kostet eine Dokumentenverarbeitung mit KI? Preise, Faktoren und Fördermöglichkeiten

01 — Preisrahmen

Was es kostet

Richtwert ab

3.800 €

Typische Laufzeit

4 bis 8 Wochen

Je nach Anzahl der Dokumenttypen und Zielsystem. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.

02 — Faktoren

Was den Preis treibt

• Umfang und Zahl der Anbindungen. Jedes zusätzliche System, das mitspielen muss, kostet Aufwand — unabhängig davon, wie einfach der Kern ist.
• Zustand eurer Ausgangslage. Saubere Daten, vorhandene Inhalte und dokumentierte Abläufe senken den Aufwand erheblich. Chaos ist der teuerste Kostenfaktor.
• Wie viel Neues entstehen muss. Was ihr beisteuern könnt, muss niemand erfinden. Das ist der größte Hebel, den ihr selbst in der Hand habt.
• Anspruch an Gestaltung und Individualität. Ein solides Standardsystem kostet einen Bruchteil einer maßgeschneiderten Lösung — und reicht häufiger, als Anbieter zugeben.
• Betriebsmodell. Einmalige Projektkosten oder laufende Betreuung: Über drei Jahre gerechnet ergibt das oft ein anderes Bild als der Angebotsvergleich.

03 — Förderung

Förderungen in Österreich

Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.

KMU.DIGITAL fördert Beratung und Umsetzung für kleine und mittlere Unternehmen anteilig, mit gedeckelter Fördersumme. Die aws-Digitalisierungsförderung greift bei größeren Projektvolumina mit niedrigerem Zuschussanteil, aber höherer absoluter Summe. Dazu kommen Landesförderungen, die je nach Bundesland unterschiedlich ausgestaltet sind.

Der häufigste Fehler ist immer derselbe: zuerst beauftragen, dann fördern wollen. Das funktioniert nicht. Planen Sie mehrere Wochen Vorlaufzeit für Antrag und Bewilligung ein.

04 — Umfang

Was dazugehört

• Erkennung auch bei schlechter Scanqualität, Handyfotos und schiefen Vorlagen
• Extraktion der relevanten Felder je Dokumenttyp, ohne Vorlagen pro Lieferant
• Plausibilitätsprüfung — Summen, Datumsangaben, Steuersätze werden gegengerechnet
• Übergabe an Buchhaltung, ERP oder Warenwirtschaft
• Prüfoberfläche für die Fälle, bei denen sich das System nicht sicher ist
• Revisionssicheres Protokoll jeder Verarbeitung

06 — Fehler

Die häufigsten Fehler

• Zu groß anfangen. Projekte, bei denen monatelang niemand etwas benutzen kann, scheitern überdurchschnittlich oft. Ein kleiner, nutzbarer erster Schritt ist fast immer der bessere Weg.
• Die Leute nicht einbeziehen, die damit arbeiten. Anforderungen, die nur aus der Geschäftsführung kommen, treffen die tatsächliche Arbeit selten.
• Kein Erfolgsmaß definieren. Ohne vorher festgelegte Kennzahl lässt sich hinterher nicht sagen, ob es etwas gebracht hat — und die nächste Entscheidung wird wieder aus dem Bauch getroffen.
• Betriebskosten übersehen. Der Projektpreis ist nur ein Teil. Was der Betrieb über drei Jahre kostet, gehört in dieselbe Rechnung.
• Abhängigkeit aufbauen. Wer Zugänge, Dokumentation und Quellcode nicht bekommt, ist gebunden. Das gehört vor der Beauftragung geklärt, nicht danach.