WhatsApp-Chatbot · Branche
WhatsApp-Chatbot für Restaurants
Kundenkommunikation dort, wo sie ohnehin stattfindet — mit automatischen Antworten auf Standardfragen und sauberer Übergabe an einen Menschen. Bei Restaurants heißt das konkret: Reservierungen laufen über Telefon während des Services — genau dort setzt ein solches Projekt an.
01 — Ausgangslage
Warum Restaurants das brauchen
- Reservierungen laufen über Telefon während des Services
- Absagen ohne Meldung lassen Tische leer
- Fragen zu Allergenen und Öffnungszeiten kommen ständig
WhatsApp-Nachrichten landen auf einem privaten Handy, werden abends beantwortet und sind nirgends dokumentiert. Bei Urlaub oder Personalwechsel ist der Verlauf weg.
02 — Anwendung
WhatsApp-Chatbot im Alltag eines Restaurant
Reservierungen laufen online mit automatischer Erinnerung am Vortag. Nichterscheinen geht deutlich zurück, weil eine Absage ein Klick ist.
- Einrichtung des offiziellen WhatsApp-Business-Zugangs inklusive Verifizierung
- Automatische Antworten auf die häufigsten Anliegen, mit Übergabe an einen Menschen
- Gemeinsames Postfach für das Team statt Nachrichten auf einem Privathandy
- Vorlagen für Terminerinnerungen, Auftragsstatus und Rückfragen
- Anbindung an CRM oder Auftragssystem, damit Verläufe zum Kunden gehören
- Opt-in-Logik und Datenschutzhinweise nach DSGVO
03 — Ablauf
Wie ein Projekt läuft
Kanal einrichten
Business-Konto, Verifizierung der Nummer, Anzeigename und Profil. Das dauert je nach Prüfung ein paar Tage.
Antwortbaum bauen
Die häufigsten Anliegen werden zu einem Dialog, der schnell zum Ziel führt statt zu einem Menü mit acht Ebenen.
Team einbinden
Wer sieht was, wer antwortet, wie wird übergeben. Das Postfach wird eingerichtet und erklärt.
Livegang
Nummer wird auf Website, Google-Profil und in die Signatur gehängt. Danach beobachten wir die ersten Wochen mit.
04 — Kosten
Richtpreise
- Richtwert ab
- 1.800 €
- Typische Laufzeit
- 2 bis 3 Wochen
Einrichtung; laufend fallen zusätzlich die Konversationsgebühren von WhatsApp an. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.
Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Dürfen wir Kunden einfach anschreiben?
Nur mit vorheriger Zustimmung und innerhalb der von Meta erlaubten Vorlagen. Kaltakquise über WhatsApp ist weder erlaubt noch klug. Terminerinnerungen an bestehende Kunden dagegen sind unproblematisch.
Können wir Bilder und Dokumente empfangen?
Ja. Gerade im Handwerk ist das der praktische Teil: Kunden schicken ein Foto vom Schaden, der Bot ordnet es dem Vorgang zu, und ihr seht sofort, worum es geht.
Was passiert mit unserer bisherigen Nummer?
Eine Nummer, die bereits in der normalen WhatsApp-App genutzt wird, muss migriert werden — der Verlauf geht dabei verloren. Viele Betriebe nehmen deshalb eine zweite Nummer und leiten schrittweise um.
Können mehrere Leute gleichzeitig antworten?
Ja, das ist einer der Hauptgründe für den Umstieg. Das gemeinsame Postfach zeigt, wer welchen Chat bearbeitet, und verhindert Doppelantworten.
Was kostet WhatsApp im laufenden Betrieb?
Meta rechnet pro Konversation ab, gestaffelt nach Kategorie. Für einen typischen Kleinbetrieb liegen die Gebühren im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Wir rechnen euch das vorab anhand eures Nachrichtenvolumens durch.
Wie reduzieren wir Nichterscheinen?
Bestätigung bei Buchung, Erinnerung am Vortag mit einfacher Absagemöglichkeit. Bei stark nachgefragten Zeiten hilft zusätzlich eine Kreditkartenhinterlegung — das ist in der Spitzenzeit üblich geworden.
Können wir Allergenauskünfte automatisieren?
Auskunft ja, Verantwortung nein. Ein Bot kann sagen, welche Gerichte laut Karte welche Allergene enthalten, muss aber immer auf Rückfrage beim Personal verweisen — Kreuzkontamination lässt sich nicht automatisiert ausschließen.
Rechnet sich ein WhatsApp-Chatbot für einen kleinen Restaurant?
Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Restaurants ist der Ansatzpunkt meist Online-Reservierung mit Tischkapazität. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.
06 — Weiter
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Nächster Schritt
Erste Einschätzung, ohne Verpflichtung.
Beschreibt kurz, worum es geht. Ihr bekommt eine ehrliche Antwort dazu, was realistisch ist und was es ungefähr kostet.