CRM-Anbindung · Branche

CRM-Anbindung für Arztpraxen

Kundendaten an einer Stelle statt in Postfach, Tabelle und Kopf — und automatisch gefüllt statt von Hand gepflegt. Bei Arztpraxen heißt das konkret: Das Telefon ist zwischen acht und zehn Uhr durchgehend besetzt — genau dort setzt ein solches Projekt an.

Ab 2.800 €3 bis 6 WochenArztpraxen

01 — Ausgangslage

Warum Arztpraxen das brauchen

  • Das Telefon ist zwischen acht und zehn Uhr durchgehend besetzt
  • Rezeptbestellungen und Terminwünsche laufen über dieselbe Leitung
  • Nichterscheinen ohne Absage kostet Behandlungszeit

Ein CRM, das von Hand gepflegt werden muss, wird nicht gepflegt. Nach drei Monaten stimmt nichts mehr und niemand vertraut den Daten.

02 — Anwendung

CRM-Anbindung im Alltag einer Arztpraxis

Beispielszenario

Rezeptbestellungen laufen über ein Formular. Damit fällt ein erheblicher Teil der Vormittagsanrufe weg — ohne dass jemand weniger erreicht wird.

  • Auswahl oder Prüfung des CRM anhand eurer tatsächlichen Abläufe
  • Automatische Erfassung aus Website-Formularen, E-Mail und Telefon
  • Zusammenführung von Dubletten aus den bestehenden Quellen
  • Anbindung an Angebots- und Rechnungswesen
  • Auswertungen, die eine Aussage erlauben, statt Diagramme zu zeigen
  • Einschulung des Teams am eigenen Datenbestand

03 — Ablauf

Wie ein Projekt läuft

  1. Datenlage sichten

    Wo stehen Kundendaten heute überall? Die Antwort ist meist länger als erwartet.

  2. Zielbild

    Was muss im CRM stehen, damit es im Alltag hilft — und was gehört bewusst nicht hinein.

  3. Anbinden und migrieren

    Quellen anschließen, Bestand übernehmen, Dubletten zusammenführen.

  4. Einführen

    Einschulung an echten Daten, danach vier Wochen Begleitung.

04 — Kosten

Richtpreise

Richtwert ab
2.800 €
Typische Laufzeit
3 bis 6 Wochen

Je nach Anzahl der Quellen und Zustand der Daten. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.

Förderung

Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.

05 — Fragen

Häufige Fragen

Was passiert mit unseren alten Daten?

Die werden übernommen, bereinigt und zusammengeführt. Dubletten sind der Normalfall — meist gibt es dieselbe Firma drei- oder viermal in unterschiedlicher Schreibweise.

Wie stellen wir sicher, dass es gepflegt wird?

Indem möglichst wenig gepflegt werden muss. Alles, was automatisch entstehen kann, entsteht automatisch. Was Handarbeit bleibt, wird auf das reduziert, was im Alltag wirklich gebraucht wird.

Ist das DSGVO-konform?

Mit europäischem Anbieter, Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und dokumentierter Rechtsgrundlage ja. Ein CRM ohne Löschkonzept ist datenschutzrechtlich ein offener Punkt — das gehört mit eingerichtet.

Welches CRM ist das richtige?

Das, das eure Leute tatsächlich benutzen. Für kleine Betriebe ist ein schlankes System, das automatisch befüllt wird, fast immer besser als ein mächtiges, das leer bleibt. Wir empfehlen nach Ablauf und Teamgröße, nicht nach Funktionsliste.

Ist das mit dem Datenschutz im Gesundheitsbereich vereinbar?

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb gelten strengere Anforderungen: europäische Verarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung, enge Löschfristen und Zugriff nur für berechtigte Personen. Wir bauen entsprechend — ein Terminsystem, das nur Name und Terminart kennt, ist datenschutzrechtlich unproblematischer als eines, das Symptome erfasst.

Ersetzt das die Ordinationshilfe am Telefon?

Nein, es entlastet sie. Der Anteil an Anrufen, der reine Terminvergabe und Rezeptbestellung ist, liegt in vielen Praxen bei mehr als der Hälfte. Genau dieser Teil lässt sich verlagern — für alles andere bleibt mehr Zeit.

Wie senken wir Nichterscheinen?

Erinnerung 24 Stunden vorher plus eine kurze am Terminmorgen, jeweils mit einfacher Absagemöglichkeit. Wer leicht absagen kann, sagt ab — und der Termin wird neu vergeben, statt leer zu bleiben.

Rechnet sich eine CRM-Anbindung für eine kleine Arztpraxis?

Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Arztpraxen ist der Ansatzpunkt meist Terminvergabe online mit Terminarten und Dauer. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.

Nächster Schritt

Erste Einschätzung, ohne Verpflichtung.

Beschreibt kurz, worum es geht. Ihr bekommt eine ehrliche Antwort dazu, was realistisch ist und was es ungefähr kostet.

Anfrage senden ↗ office@pipebot.at ODER +43 681 207 64 203