PIPELINEKI-Telefonassistent · Wien-Döbling
KI-Telefonassistent in Wien-Döbling
Diese Seite richtet sich an Betriebe in Wien-Döbling, die KI-Telefonassistent nicht als Trend, sondern als Werkzeug betrachten. Was möglich ist, was es kostet, wie lange es dauert — und wann wir davon abraten.
01 — Ausgangslage
Das Problem, das ein KI-Telefonassistent löst
In Betrieben, die tagsüber auf der Baustelle, im Behandlungszimmer oder in der Werkstatt sind, läuft ein erheblicher Teil der Anrufe ins Leere. Wer nicht durchkommt, ruft beim Nächsten an.
Jeder Anruf wird angenommen. Standardanliegen werden erledigt, alles andere landet als sauberes Protokoll im Postfach — mit Rückrufnummer und Anliegen.
In Wien ist der Wettbewerb um Fachkräfte hoch — das verschiebt die Rechnung. Jede Stunde, die nicht in wiederkehrende Handgriffe geht, ist eine Stunde, für die niemand eingestellt werden muss.
02 — Leistungsumfang
Was enthalten ist
- Gesprächsleitfaden für eure häufigsten Anliegen, gemeinsam erarbeitet
- Terminvergabe direkt in euren Kalender, inklusive Pufferzeiten und Sperrzeiten
- Weiterleitung an eine echte Person bei Dringlichkeit oder klaren Stichworten
- Protokoll jedes Gesprächs als E-Mail, auf Wunsch mit Aufzeichnung und Transkript
- Eigene Rufnummer oder Aufschaltung auf eure bestehende Nummer bei Nichtannahme
- Ansagetext und Stimme abgestimmt auf euren Betrieb, auf Wunsch mit Dialektfärbung
03 — Ablauf
So läuft ein KI-Telefonassistent-Projekt ab
Anrufe kategorisieren
Wir gehen eine Woche eurer Anrufe durch: Was fragen die Leute wirklich? Daraus entsteht der Leitfaden.
Gesprächsführung bauen
Begrüßung, Rückfragen, Terminlogik, Notfallstichwörter. Alles wird definiert, bevor eine Zeile Konfiguration entsteht.
Probebetrieb auf Nebennummer
Der Assistent läuft zuerst parallel auf einer zweiten Nummer. Ihr hört mit und korrigiert.
Aufschaltung
Erst wenn die Gespräche passen, wird auf die Hauptnummer aufgeschaltet — meist mit Verzögerung, damit ihr zuerst rangehen könnt.
Wir arbeiten aus dem Mühlviertel für Kundinnen und Kunden in ganz Österreich. Der Großteil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Videocalls und geteilte Dokumente — das spart beiden Seiten Fahrzeit. Wo ein Termin vor Ort sinnvoll ist, kommen wir.
04 — Kosten
Richtpreise und Laufzeit
- Richtwert ab
- 1.900 €
- Typische Laufzeit
- 2 bis 3 Wochen
Einrichtung plus monatlicher Betrieb nach Gesprächsminuten. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.
Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Merken die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das gehört so. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist — das verlangt der EU AI Act seit August 2026 und es verhindert Ärger. In der Praxis stört es kaum jemanden, solange das Anliegen erledigt wird.
Versteht der Assistent Dialekt?
Österreichisches Hochdeutsch und moderaten Dialekt zuverlässig, starken Dialekt nicht immer. Deshalb bauen wir Rückfragen ein: Bei Unklarheit fragt der Assistent nach, statt zu raten. Kritische Angaben wie Telefonnummern werden zur Bestätigung wiederholt.
Was passiert bei einem Notfall?
Ihr legt Stichwörter fest — bei einem Installationsbetrieb etwa „Wasserschaden" oder „kein Warmwasser". Fallen die, wird das Gespräch sofort durchgestellt oder eine Nummer wird angerufen, statt ein Protokoll zu schreiben.
Was kostet uns ein verpasster Anruf tatsächlich?
Das lässt sich ausrechnen: durchschnittlicher Auftragswert mal Abschlussquote mal verpasste Anrufe. Bei Handwerksbetrieben mit einem mittleren Auftragswert von 800 Euro reicht ein zusätzlich gewonnener Auftrag pro Monat, um die Kosten zu decken.
Kann er in unseren Kalender eintragen?
Ja, in Google Kalender, Microsoft 365 und die gängigen Branchenkalender. Freie Slots, Pufferzeiten und Sperrzeiten legt ihr fest, der Assistent bucht nur innerhalb dieser Regeln.
Brauchen wir eine neue Telefonanlage?
Nein. In den meisten Fällen genügt eine Rufumleitung bei Nichtannahme. Wenn ihr eine Cloud-Telefonanlage habt, geht es noch direkter.
Arbeitet ihr auch in Wien-Döbling?
Ja. Wir arbeiten aus dem Mühlviertel für Kundinnen und Kunden in ganz Österreich. Der Großteil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Videocalls und geteilte Dokumente — das spart beiden Seiten Fahrzeit. Wo ein Termin vor Ort sinnvoll ist, kommen wir. Für Wien-Döbling und den Bezirk 19. Bezirk ist das seit Jahren der Normalfall.
Wie schnell könnt ihr starten?
Nach dem Erstgespräch und der Freigabe des Angebots üblicherweise innerhalb von zwei bis vier Wochen. Die Umsetzung selbst dauert dann 2 bis 3 Wochen.
Was kostet ein KI-Telefonassistent in Wien-Döbling?
Der Richtwert beginnt bei 1.900 Euro. Einrichtung plus monatlicher Betrieb nach Gesprächsminuten. Der Preis hängt nicht am Standort, sondern am Umfang — regionale Aufschläge gibt es bei uns nicht.
06 — Region
KI-Telefonassistent in der Umgebung von Wien-Döbling
Wir arbeiten in ganz Österreich. Für Betriebe rund um Wien-Döbling gibt es eigene Seiten mit denselben Informationen:
Weitere Leistungen in Wien-Döbling
Passend dazu
Nächster Schritt
Reden wir kurz darüber, ob sich das bei euch rechnet.
Ein Gespräch von zwanzig Minuten reicht meistens, um zu klären, ob ein Projekt Sinn hat. Wenn nicht, sagen wir das — das ist billiger für beide Seiten als ein Angebot, das niemand braucht.