Online-Terminbuchung · Branche
Online-Terminbuchung für Großhandelsunternehmen
Kunden buchen selbst, zu Zeiten, die wirklich frei sind — inklusive Erinnerung, damit sie auch kommen. Bei Großhandelsunternehmen heißt das konkret: Bestellungen kommen per Fax, Mail und Telefon — genau dort setzt ein solches Projekt an.
01 — Ausgangslage
Warum Großhandelsunternehmen das brauchen
- Bestellungen kommen per Fax, Mail und Telefon
- Preisanfragen binden den Innendienst
- Verfügbarkeitsauskünfte sind Handarbeit
Terminvereinbarung per Telefon frisst Zeit auf beiden Seiten, funktioniert nur zu Bürozeiten und produziert Nichterscheinen.
02 — Anwendung
Online-Terminbuchung im Alltag eines Großhandelsunternehmen
Bestellungen, die als PDF im Postfach ankommen, werden automatisch ausgelesen und als Auftrag angelegt — statt abgetippt.
- Buchungsstrecke im Design eurer Website, nicht als fremdes Fenster
- Verfügbarkeiten aus eurem echten Kalender, mit Puffer- und Sperrzeiten
- Unterschiedliche Termindauern je Leistung
- Erinnerungen per E-Mail und SMS, um Nichterscheinen zu senken
- Absage- und Verschiebelogik ohne Anruf
- Anbindung an eure bestehende Kalender- oder Branchensoftware
03 — Ablauf
Wie ein Projekt läuft
Regeln aufnehmen
Welche Leistungen, welche Dauer, welche Vorlaufzeit, wer darf wann. Das ist der eigentliche Aufwand.
Einrichten
Buchungsstrecke, Kalenderanbindung, Bestätigungs- und Erinnerungstexte.
Testen
Wir buchen selbst durch, mit allen Sonderfällen — Feiertage, Urlaub, Doppelbelegung.
Livegang
Verlinkung auf Website, Google-Profil und in der E-Mail-Signatur.
04 — Kosten
Richtpreise
- Richtwert ab
- 1.200 €
- Typische Laufzeit
- 1 bis 3 Wochen
Je nach Komplexität der Regeln und Anbindung. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.
Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Wie verhindern wir Nichterscheinen?
Erinnerung 24 Stunden vorher plus eine kurze am Terminmorgen senkt die Ausfälle erfahrungsgemäß deutlich. Bei hochpreisigen Terminen hilft zusätzlich eine Anzahlung oder Kreditkartenhinterlegung.
Können wir bestimmte Zeiten sperren?
Ja, und das ist der wichtigste Teil der Einrichtung. Fixe Sperrzeiten, kurzfristige Sperren aus dem Kalender, maximale Buchungen pro Tag, Vorlaufzeit — alles konfigurierbar.
Ist das DSGVO-konform?
Mit einem europäischen Anbieter, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschfristen ja. Wir richten das entsprechend ein und liefern den Textbaustein für die Datenschutzerklärung mit.
Was ist mit Kunden, die lieber anrufen?
Die rufen weiter an, und das ist in Ordnung. Online-Buchung ersetzt das Telefon nicht, sie nimmt ihm die Hälfte der Last — meist die Hälfte, die außerhalb eurer Bürozeiten anfällt.
Passt das zu unserer Branchensoftware?
Bei den verbreiteten Systemen im Gesundheits-, Beauty- und Kfz-Bereich gibt es meist eine Schnittstelle. Wenn nicht, arbeiten wir mit dem Kalender als Zwischenschicht — das funktioniert fast immer.
Funktioniert das Auslesen bei uneinheitlichen Bestellformaten?
Ja, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen: Es braucht keine Vorlage pro Kunde. Positionen, Mengen und Artikelnummern werden inhaltlich erkannt, auch bei einem Kunden, der zum ersten Mal bestellt.
Ersetzt ein Kundenportal den Innendienst?
Nein, es entlastet ihn bei Standardauskünften — Verfügbarkeit, Preis, Lieferstatus. Die Beratung und das Aushandeln bleiben persönlich, und genau dafür ist dann Zeit.
Rechnet sich eine Online-Terminbuchung für einen kleinen Großhandelsunternehmen?
Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Großhandelsunternehmen ist der Ansatzpunkt meist Auslesen von Bestellungen aus E-Mail und PDF. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.
06 — Weiter
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Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.