Prozessautomatisierung für Steuerberatungskanzleien

Bei den Abläufen, mit denen wir üblicherweise anfangen, liegt die Amortisation zwischen vier und zehn Monaten. Das rechnen wir vor dem Angebot vor, nicht danach.

Meistens nicht. Der Großteil läuft über die Systeme, die ihr schon habt, plus eine Automatisierungsschicht. Neue Software schlagen wir nur vor, wenn eine echte Lücke besteht.

In der Praxis fällt selten eine Stelle weg — es fällt der Teil der Arbeit weg, den niemand mochte. Die Zeit geht in Dinge, für die vorher nie welche da war.

Faustregel: Ein Ablauf lohnt sich, wenn er mindestens wöchentlich vorkommt, klare Regeln hat und heute Handarbeit ist. Wir rechnen in der Ist-Aufnahme jeden Kandidaten durch — Häufigkeit mal Dauer mal Kosten — und ihr entscheidet anhand von Zahlen.

Im Gegenteil: Ein automatisierter Ablauf ist erstmals vollständig dokumentiert und protokolliert. Ihr seht jeden Durchlauf. Vorher wusste das nur die Person, die es immer gemacht hat.

Mit möglichst geringem Aufwand auf deren Seite: Foto per Handy, automatische Zuordnung, keine Umbenennung nötig. Dazu automatische Erinnerungen mit konkreter Fehlliste statt allgemeiner Mahnung.

Bei wiederkehrenden Belegen mit hoher Trefferquote, als Vorschlag zur Prüfung. Die Verantwortung bleibt in der Kanzlei. Der Nutzen liegt darin, dass geprüft statt getippt wird.

Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Steuerberatungskanzleien ist der Ansatzpunkt meist Belegupload mit automatischer Zuordnung. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.