KI-Telefonassistent · Branche
KI-Telefonassistent für Tierarztpraxen
Ein Sprachassistent, der ans Telefon geht, wenn gerade niemand kann — Anliegen aufnimmt, Termine einträgt und Dringendes durchstellt. Bei Tierarztpraxen heißt das konkret: Notfälle und Routinetermine über eine Leitung — genau dort setzt ein solches Projekt an.
01 — Ausgangslage
Warum Tierarztpraxen das brauchen
- Notfälle und Routinetermine über eine Leitung
- Impferinnerungen werden händisch verschickt
- Nachfragen zum Gesundheitszustand binden Zeit
In Betrieben, die tagsüber auf der Baustelle, im Behandlungszimmer oder in der Werkstatt sind, läuft ein erheblicher Teil der Anrufe ins Leere. Wer nicht durchkommt, ruft beim Nächsten an.
02 — Anwendung
KI-Telefonassistent im Alltag einer Tierarztpraxis
Impferinnerungen laufen automatisch nach Tier und Datum. Die Impfquote in der Patientenkartei steigt, ohne dass jemand Listen durchgeht.
- Gesprächsleitfaden für eure häufigsten Anliegen, gemeinsam erarbeitet
- Terminvergabe direkt in euren Kalender, inklusive Pufferzeiten und Sperrzeiten
- Weiterleitung an eine echte Person bei Dringlichkeit oder klaren Stichworten
- Protokoll jedes Gesprächs als E-Mail, auf Wunsch mit Aufzeichnung und Transkript
- Eigene Rufnummer oder Aufschaltung auf eure bestehende Nummer bei Nichtannahme
- Ansagetext und Stimme abgestimmt auf euren Betrieb, auf Wunsch mit Dialektfärbung
03 — Ablauf
Wie ein Projekt läuft
Anrufe kategorisieren
Wir gehen eine Woche eurer Anrufe durch: Was fragen die Leute wirklich? Daraus entsteht der Leitfaden.
Gesprächsführung bauen
Begrüßung, Rückfragen, Terminlogik, Notfallstichwörter. Alles wird definiert, bevor eine Zeile Konfiguration entsteht.
Probebetrieb auf Nebennummer
Der Assistent läuft zuerst parallel auf einer zweiten Nummer. Ihr hört mit und korrigiert.
Aufschaltung
Erst wenn die Gespräche passen, wird auf die Hauptnummer aufgeschaltet — meist mit Verzögerung, damit ihr zuerst rangehen könnt.
04 — Kosten
Richtpreise
- Richtwert ab
- 1.900 €
- Typische Laufzeit
- 2 bis 3 Wochen
Einrichtung plus monatlicher Betrieb nach Gesprächsminuten. Alle Angaben sind Richtwerte für die Einordnung — das verbindliche Angebot entsteht nach dem Erstgespräch und nennt Umfang, Fixpreis und Termine.
Für österreichische KMU kommt KMU.DIGITAL in Frage, für größere Vorhaben die aws-Digitalisierungsförderung. Entscheidend: Der Antrag muss bewilligt sein, bevor der Auftrag vergeben wird.
05 — Fragen
Häufige Fragen
Läuft das auch nur abends und am Wochenende?
Ja. Viele Betriebe schalten den Assistenten nur außerhalb der Bürozeiten und bei Besetztzeichen auf. Das ist die günstigste Variante und deckt trotzdem den Großteil der verlorenen Anrufe ab.
Versteht der Assistent Dialekt?
Österreichisches Hochdeutsch und moderaten Dialekt zuverlässig, starken Dialekt nicht immer. Deshalb bauen wir Rückfragen ein: Bei Unklarheit fragt der Assistent nach, statt zu raten. Kritische Angaben wie Telefonnummern werden zur Bestätigung wiederholt.
Brauchen wir eine neue Telefonanlage?
Nein. In den meisten Fällen genügt eine Rufumleitung bei Nichtannahme. Wenn ihr eine Cloud-Telefonanlage habt, geht es noch direkter.
Merken die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das gehört so. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist — das verlangt der EU AI Act seit August 2026 und es verhindert Ärger. In der Praxis stört es kaum jemanden, solange das Anliegen erledigt wird.
Was passiert bei einem Notfall?
Ihr legt Stichwörter fest — bei einem Installationsbetrieb etwa „Wasserschaden" oder „kein Warmwasser". Fallen die, wird das Gespräch sofort durchgestellt oder eine Nummer wird angerufen, statt ein Protokoll zu schreiben.
Wie trennen wir Notfall von Routine?
Über Stichwörter und Rückfragen im ersten Kontakt: Atemnot, Vergiftungsverdacht, Unfall, Geburtskomplikation führen sofort zur Durchstellung. Alles andere wird als Termin aufgenommen.
Sind automatische Impferinnerungen erlaubt?
Mit Einwilligung des Tierhalters ja. Die Einwilligung holt man beim Anlegen der Kartei ein — das ist ein Häkchen und erspart später die Frage, ob man schreiben darf.
Rechnet sich ein KI-Telefonassistent für eine kleine Tierarztpraxis?
Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Tierarztpraxen ist der Ansatzpunkt meist Terminbuchung nach Tierart und Anlass. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.
06 — Weiter
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Nächster Schritt
Erste Einschätzung, ohne Verpflichtung.
Beschreibt kurz, worum es geht. Ihr bekommt eine ehrliche Antwort dazu, was realistisch ist und was es ungefähr kostet.